Dossiers digitaal ‘op orde’ in Het Nieuwe Werken

Het Nieuwe Werken laat zich direct herkennen door een schitterende kantooromgeving die zich helemaal aanpast aan de gewenste functie voor de medewerkers. Vergaderen, ontmoeten of geconcentreerd werken. Juist de enorme afwezigheid van papier valt echter op. Alles wat met documenten te maken heeft speelt zich kennelijk af in een onzichtbare digitale werkomgeving. Een effectieve inrichting van deze virtuele werkomgeving blijkt cruciaal voor het succes van Het Nieuwe Werken. In dit artikel duiken we “onder water”.

Wie raakt er niet geïmponeerd door de fantastische kantooromgevingen voor Het Nieuwe Werken? Prachtige werkplekken in allerlei soorten en maten, vergaderzalen, stilteplekken, koffiebars, smartboards, glimmende beeldschermen, het kan niet op. Plezierig, uitdagend en inspirerend om collega’s te ontmoeten, te overleggen en samen te werken. Echt fysiek samenwerken doen de meesten van ons natuurlijk maar een deel van hun tijd. Een groot deel van de tijd wordt in een digitale omgeving gewerkt aan acties, afspraken, planningen, berichten, documenten, dossiers en projecten. Op het moment dat je je notebook openklapt verschijnt je “virtuele werkomgeving” waarin je – als het goed is – in één oogopslag overzicht hebt op de status van je werk. Deze virtuele werkomgeving moet ‘any place, any time, any where’ toegankelijk zijn, dat is de kracht van Het Nieuwe Werken.

Virtuele werkomgeving

Op het moment dat je je notebook openklapt, verschijnt je virtuele werkomgeving. Het eerste wat je dan vaak nog ziet is een golvend Iers landschap met voortjagende wolken waarvan de schaduw reflecteert in het groene gras. Een omgeving die associaties oproept met vakantie, whisky, schapen, pubs en regen. Verspreid in het gras zie je kleine vrolijk gekleurde icoontjes die je uitnodigen om op te klikken. Die icoontjes moeten je dan toegang geven tot je mail en andere applicaties. Het nieuwe werken?

Hoeveel logischer zou het zijn dat wanneer je je notebook openklapt je direct toegang krijgt tot je feitelijke werkomgeving? Zodat je in één oogopslag ziet wat de status van je werk is. De status van je project of zaak waar je aan werkt, urgente zaken die opgelost moeten worden, de voortgang van de activiteiten, de documenten en dossiers die je onderhanden hebt, het laatste nieuws van je kantoor en de markt, de berichten van je relaties, je agenda, je openstaande acties en afspraken. Vaak wordt deze omgeving met SharePoint, Outlook en Lync als basis ingericht. Maar als het goed is wordt deze ook aangevuld met allerlei slimme oplossingen die optimaal geïntegreerd zijn met effectief document management. Niet langer als een separate discipline, maar als een natuurlijk onderdeel van de digitale werkomgeving.

In deze virtuele werkomgeving worden documenten als vanzelfsprekend geplaatst in gedeelde dossiers die voor iedereen die daartoe geautoriseerd is toegankelijk zijn. Daarin behoren zaken als versiebeheer en archivering tot de standaard logica. Dit gaat dus veel verder dan het ter beschikking stellen van notebooks, scanners, smartboards, beamers, smartphones en tablets. Als ‘nieuwe werker’ wil je daar ook alle software en documenten tot je beschikking hebben om documenten aan te maken, lezen, opslaan, vinden, raadplegen, bewerken, classificeren, distribueren, samen te werken en je werk te organiseren.

DM voor HNW

Document management zal Het Nieuwe Werken op een viertal niveaus “onder water” moeten ondersteunen. Allereerst met oplossingen om effectief met digitale documenten te werken. Net zo vanzelfsprekend als je met papieren documenten gewend bent te werken. Document management moet er vervolgens voor zorgen dat het verkeer van berichten en documenten effectief in goede banen wordt geleid. Relevante berichten en documenten moeten als vanzelfsprekend in de dynamische dossiers van het DMS geplaatst worden. Tot slot zullen, na afhandeling van de zaak of het project, de betreffende documenten voor de duur van de wettelijke geldende termijnen digitaal duurzaam gearchiveerd moeten worden. Een korte toelichting.

Onder water: Werken met documenten

In de gedeelde digitale omgeving wil je als gebruiker op een natuurlijke manier werken met en aan documenten. In de praktijk is het echter geen sinecure om op een beeldscherm net zo gemakkelijk te werken als met papier. Hoe maak je digitaal een stapeltje “onder handen werk” documenten om volgorde, planning en voortgangsbewaking te bepalen? Hoe moet je als manager efficiënt offertes en facturen accorderen? Hoe moet je inkoper aanbestedingsdocumenten slim organiseren? Hoe krijg je als secretaresse van het bestuur grip op digitale besluitvorming? Hoe ga je om met vergaderstukken? Hoe handel je effectief inkomend en uitgaand e-mail verkeer af? Hoe ga je om met je papieren post zoals bijvoorbeeld vaktijdschriften? Of hoe neem je als jurist je zaakdossier mee naar de rechtbank om daar ter plekke snel de juiste documenten te vinden? Op een tablet gaat dat alles net even anders en voor velen minder ‘als vanzelfsprekend’. Natuurlijk kun je je dossiers of vergaderstukken printen, onder je arm meenemen en na gebruik vernietigen. Lastig wordt het wanneer je aantekeningen hebt gemaakt op de papieren documenten. Dan zul je het papier moeten bewaren omwille van je aantekeningen. En daarmee zaag je dan aan de wortels van HNW omdat dat papier weer bewaard en beheerd moet worden. Kortom, het kan allemaal wel digitaal, maar toch is er nog een lange weg te gaan.

Onder water: Documentlogistiek

Onder water, en daarmee vrijwel onzichtbaar voor de gebruiker, moet geregeld worden dat alle documenten op het juiste moment, op de juiste plaats, in de juiste vorm en op het gewenste medium voor de juiste persoon beschikbaar zijn. Vanzelfsprekend wordt verwacht dat thuiswerken ondersteund wordt en dat je thuis op dezelfde wijze als op kantoor toegang hebt tot je werkomgeving, documenten en dossiers. Of dat je tijdens een vergadering met enkele clicks toegang hebt tot je vergaderstukken. Of dat je met de multifunctional papieren documenten in kunt scannen en toe kunt voegen aan het betreffende dossier. Of dat je enkele documenten ter plekke op kunt vragen en kunt printen. Voor de gebruiker allemaal vanzelfsprekend, maar dit vereist wel dat onder water allerlei systemen ingericht en operationeel zijn om deze documentlogistieke bewegingen in goede banen te leiden. Oplossingen om documenten en berichten te converteren, standaardiseren, routeren en traceren. Denk aan even simpele als effectieve oplossingen als een scanner waarmee je papieren documenten niet scant naar e-mail, maar direct scant naar het juiste dossier met een bericht per e-mail naar de gebruiker.

Onder water: Dossierbeheer

Onder water zal ook het beheer van de digitale dossiers ‘als vanzelfsprekend’ voor de gebruiker geregeld moeten zijn. Traditioneel is dat de kernactiviteit van document management en de bijbehorende systemen. Effectief organiseren begint bij het omkeren van de dagelijkse praktijk. In “Het Oude Werken” is iedereen gewend zijn documenten op zijn eigen wijze te organiseren: e-mails in allerlei persoonlijke mapjes in Outlook, documenten in eigen mappen op de C-schijf of de L-schijf en dossiers in hangmappen in de bureaulade of de archiefkast. Kortom, volstrekt persoonlijk en nauwelijks toegankelijk voor collega’s. Een van de essenties van Het Nieuwe Werken is daarentegen dat medewerkers documenten niet meer opslaan in hun persoonlijke werkomgeving. maar in een omgeving waarin documenten van nature als vanzelfsprekend gedeeld worden. En daar zit de crux, wat dat zijn we niet zo gewend. HNW ís werken met gedeelde digitale dossiers, waarbij uitgangspunt moet zijn dat documenten maar één keer opgeslagen worden.

Onder water: Archief

In Het Oude Werken was het al lastig genoeg om te waarborgen dat de archieven compleet en compliant zijn. Bij de overgang naar HNW worstelen veel organisaties nog met letterlijk kilometers papier waarbij het maar de vraag is of en zo ja waar de documenten digitaal beschikbaar zijn. Digitalisering is zeer kostbaar en helaas vaak ook een vergeten post op de HNW begroting.

Los van de vraag hoe deze hobbel genomen wordt, zal het archiefbeheer in HNW op een digitale wijze “onder water” effectief georganiseerd moeten worden. Alhoewel dit uiteindelijk de verantwoordelijkheid is van de archivaris, staat of valt dit met het effectief organiseren van de gedeelde digitale dossiers. Wanneer deze compleet zijn is de overdracht, op het moment dat de zaken, projecten en/of dossiers afgehandeld zijn, letterlijk niet veel meer dan een click met de muis. Wanneer de digitale dossiers echter niet goed georganiseerd zijn is er geen papier meer om op terug te vallen. Dit is voor veel bedrijven een enorm latent risico en vereist adequate beheersmaatregelen van het management. Letterlijk voor het te laat is.

Kritische succesfactoren

Het creëren en faciliteren van een passende virtuele werkomgeving waarin medewerkers als vanzelfsprekend samenwerken aan en met documenten is een zeer kritische succesfactor voor Het Nieuwe Werken. Voor het vakgebied Document Management ligt hier een volstrekt nieuwe en kansrijke uitdaging. En een prachtige kans om voorgoed letterlijk uit de kelders van de organisatie te komen door een kritische bijdrage te leveren aan de effectiviteit van de primaire werkprocessen. Deze bijdrage begint met een heldere visie, maar vereist ook een nieuwe facilitaire serviceorganisatie.

Creëren

Het inrichten en organiseren van de virtuele gebruikersomgeving zowel boven als onder water is van strategisch belang voor documentintensieve organisaties die de overstap maken naar Het Nieuwe Werken. In de praktijk blijkt maar al te vaak dat dit vraagstuk ‘bottom up’ benaderd wordt vanuit de klassieke afdeling DIV of Document Management. Redenering daarbij is dat wanneer de medewerker al zijn relevante documenten direct in het DMS opslaat alles vanzelf goed komt. Tsja …. Wat je dan krijgt is dat je je als gebruiker gedwongen voelt jouw documenten te managen binnen complexe archiefstructuren. Niet het toppunt van gebruikersvriendelijkheid en alleen daarom al de garantie dat de digitale dossiers verre van volledig zullen zijn en medewerkers ieder op hun eigen manier een weg zullen proberen te vinden in de virtuele documentwereld.

De ervaring leert dat het vele malen effectiever is dit vraagstuk niet vanuit het archief maar vanuit de gebruikers te benaderen. Voor hen moeten praktische oplossingen bedacht en geïmplementeerd worden om in een virtuele omgeving effectief met documenten te werken. Dit begint met een heldere visie op het werken in een digitale documentomgeving. Op basis van deze visie moet deze virtuele omgeving ontworpen en ingericht worden. Het spreekt voor zich dat dit alleen goed gaat wanneer de business, IT, informatiemanagement, facility management en architecten nauw samenwerken. Tegelijkertijd moet onder water een logistieke en beheeromgeving ingericht worden. Niet door de gebruiker zelf, maar door een effectieve IT/FM ondersteuning. Daar zit nu de crux.

Faciliteren

Om deze virtuele wereld onder water in te richten en aan te passen op de wensen van specifieke afdelingen en gebruikersgroepen is een ondersteunende afdeling nodig die kan worden aangeduid als DM Services. Deze discipline richt zich op het beheren van de virtuele werkomgeving en het organiseren van alle activiteiten onder water. Daaronder valt onder andere het functioneel beheer van de gedeelde fysieke faciliteiten als smartboards, tablets en multifunctionals en documentgerelateerde applicaties als SharePoint, logistieke software en document management systemen. Waarbij de verantwoordelijkheid voor de IT-infrastructuur en het technisch applicatiebeheer bij de IT-afdeling ligt. Goede samenwerking tussen FM, IM en IT is ook op dit terrein dan ook een kritische succesfactor voor een effectieve ‘onder water wereld’.

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *