Digitaal werken is Het Nieuwe Normaal

Zomaar een klein berichtje op internet: de gemeente Deventer besluit de centrale scanfunctie op te heffen. Reden: sterk teruggelopen vraag. Steeds vaker zie ik dit soort voetnoten langskomen in de media. Het lijkt er dan ook wel op alsof we een kantelpunt in de overgang van de analoge naar de digitale wereld gepasseerd zijn. De vraag dringt zich dan ook op of er nog wel een toekomst is voor de traditionele document management afdelingen. Duidelijk is wel dat er een stevige uitdaging ligt voor de facilitaire manager om deze op te pakken.

Digitaal is normaal

Op TEDx daagt trendwatcher Peter Hinssen ons uit ons te verplaatsen in het ‘Nieuwe Normaal’. In het Nieuwe Normaal werkt een nieuwe generatie medewerkers. Medewerkers voor wie digitaal het uitgangspunt is en voor wie alle papier gebaseerde werkwijzen en conventies vreemd zijn. Medewerkers die flexibel ingezet worden en die zich realiseren dat zij hun werkzame leven niet door zullen brengen in één organisatie. Medewerkers die hun eigen devices, netwerken en kennis meenemen. Medewerkers die geen vaste werkplek meer hebben maar wel verbonden willen worden met de organisatie, met haar infrastructuur en met de collega’s met wie zij samenwerken. Daar zit de uitdaging. Maar wie pakt deze handschoen op? IT? Informatiemanagement? Wat betekent dit  voor facilitaire managers? Spelen zij nog wel een rol in dit nieuwe normaal?

Overgang

Het Nieuwe Werken begint zo langzamerhand de normaalste zaak van de wereld te worden. Veel organisaties hebben hun kantooromgeving ingrijpend aangepast. Geleidelijk aan bevolkt door een nieuwe generatie digitale medewerkers. Met de overgang van het oude naar het nieuwe normaal, naar de digitale organisatie, verandert het aloude vakgebied van documentprofessionals in hoog tempo. Afdelingen die geworteld zijn in de verwerking van papieren documenten verliezen in rap tempo bestaansrecht. Natuurlijk is er nog enige jaren plaats voor een digitale postkamer, repro en archivaris. Maar zij zullen wel, net als de scanafdeling van de gemeente Deventer, rekening moeten een snel afnemende vraag en daar adequaat op anticiperen. Tegelijkertijd zal hard gewerkt moeten worden aan het ontwerp en inrichting van Het Nieuwe Document Management.

Het Nieuwe Document Management

Het Nieuwe Document Management richt zich helemaal op de nieuwe generatie digitale medewerkers. Uitdaging is de nieuwe digitale medewerkers een werkomgeving en infrastructuur aan te bieden waardoor zij soepel en ‘als vanzelfsprekend’ samen kunnen werken met hun collega’s aan een zaak of project. Zodanig dat gedeelde documenten en dossiers als vanzelfsprekend op orde zijn.

Helaas wordt het tegendeel daarvan steeds meer waar en neemt de digitale chaos in organisatie hard toe. En blijkt dat het aanschaffen van de beste ‘magic quadrant’ applicatie voor documentbeheer of zaakgericht werken niet DE oplossing te zijn. In mijn praktijk zie ik daar steeds meer organisaties mee worstelen. Deze worsteling begint al me de vraag wie uiteindelijk verantwoordelijk voor Het Nieuwe Document Management? Is dit nog steeds een taak voor de facilitaire manager? Er zullen meerdere partijen op moeten staan om de digitale medewerker te voorzien in faciliteiten om volledig digitaal te werken en tegelijkertijd zijn documenten en dossiers op orde te houden.

 

 

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *