Slimmer werken: mensen zijn belangrijker dan technologie

Colliers International constateert dat Het Nieuwe Werken, onder andere door de vaak eenzijdige focus op huisvesting en kostenbesparing, steeds meer van haar glans begint te verliezen. Een innovatieve transitie van Het Nieuwe Werken naar Productief Werken is noodzaak aan het worden. Niet langer waar, maar vooral hoe mensen werken dus. De belangrijkste drijfveren voor innovatie zijn slimmer werken en co-creatie met externe partijen. Tijd voor een nadere analyse.

Productief Werken

Mensen zijn zowel het belangrijkste kapitaal als de hoogste kostenpost van organisaties. Onderzoek van de Rotterdamse Erasmus Universiteit en onderzoeksbureau Panteia toont aan dat productiviteit gemiddeld voor 77 % te danken is aan sociale innovaties en voor 23 % aan technische innovaties. De onderzoekers geven aan dat de belangrijkste drijfveren voor sociale innovatie bestaan uit slimmer werken en samenwerken met externe partijen (co-creatie).

Productief werken in industriële bedrijven is natuurlijk geen nieuws. Het concept van lean production management is daar in de voorgaande decennia al ingevoerd en geperfectioneerd. Nu worden deze lean en agile concepten ook door grote organisaties in zakelijke, financiële en publieke dienstverlening omarmd en geïmplementeerd. Lean leent zich dan ook uitstekend voor productiviteitsverbetering van gestructureerde processen in back office productieafdelingen. Lean & agile zijn echter geen synoniemen voor slimmer werken.

Slimmer werken

Waar lean zich primair  op het systeem, richt slimmer werken zich vooral op de effectiviteit en productiviteit van het individu. Professionals in bijvoorbeeld commerciële, inkoop, HRM of beleidsfuncties. Centraal staat dan de vraag hoe talenten van mensen slimmer ingezet kunnen worden, hoe ze effectief samen kunnen werken, hoe ze informatie kunnen delen en kennis ontwikkelen, hoe ze kunnen betrekken kunnen worden de ontwikkeling van de organisatie en hoe de werkprocessen optimaal voor hen ingericht kunnen worden.

Het Nieuwe Document Management

Tijd om te verkennen welke bijdrage Het Nieuwe Document Management aan productiever en slimmer werken kan leveren. Uitgangspunt is dat Het Nieuwe Document Management zich helemaal richt op de nieuwe generatie digitale medewerkers. Uitdaging is deze ‘generatie Y’ medewerkers een werkomgeving en services aan te bieden waardoor zij soepel en ‘als vanzelfsprekend’ productief samen kunnen werken met hun collega’s aan een zaak of project. Zodanig dat gedeelde documenten en dossiers als vanzelfsprekend op orde zijn.

Werkomgeving

Wij maken onderscheid in een drietal verschillende werkomgevingen. In back office zijn de werkprocessen vaak al digitaal, lean en agile ingericht. In deze productieomgevingen spelen traditionele facilitaire diensten als post, repro en archief geen rol meer en zijn deze opgegaan in nieuwe en ketengerichte functies als input-, output-, document- en contentmanagement (de berichtenfabriek). Door de lean/agile inrichting van de productieprocessen zijn de dossiers bijna impliciet op orde.

In werkomgevingen voor zaakgericht werken of voor teams van professionals spelen documenten en dossieropbouw altijd een cruciale rol. Helaas zien wij vaak een veel te eenzijdige focus op techniek. De aanschaf van de beste ‘magic quadrant’ ECM applicatie voor documentbeheer en/of zaakgericht werken lijkt de heilige graal. Helaas. Maar al te  vaak zien wij organisaties hier zeer veel geld aan verspillen. Slimmer werken komt daardoor zeker niet dichterbij.

Om slimmer werken mogelijk te maken zal de werkomgeving van professionals (steeds meer) met een breed spectrum aan cloud- en social media oplossingen ingericht worden. Bijvoorbeeld voor vergaderen, kennisdeling, co-creatie en projectmatig werken. Oplossingen die snel en flexibel inzetbaar zijn. Toegesneden op de taak van het team, inzet van externe teamleden, de onderlinge samenwerking en de individuele productiviteit.

Effectief documentbeheer

Effectief documentbeheer begint bij het centraal stellen van de individuele medewerker. Vanuit het quantified self principe is hij/zij is altijd primair verantwoordelijk en aanspreekbaar voor zijn/haar productiviteit en opbouw en beheer  van de werkdossiers. Al bij het ontwerp van de werkprocessen zullen de voorwaarden ingericht moeten worden om de werkdossiers ‘als vanzelfsprekend’ op orde te krijgen en houden.

Document Services kunnen daar een belangrijke ondersteunende rol bij spelen. Met een breed scala aan diensten en faciliteiten. Met ontwerpprincipes en advies bij de inrichting van de processen. Met richtlijnen voor informatiemanagement en dossierbeheer, uitvoeren van periodieke audits en coaching van professionals. Maar ook met facilitaire services op het vlak van dossierbeheer, conversieroutines naar duurzaam beheer, uitlenen van specialisten, functioneel applicatiebeheer, templates, digitale postkamer, print- en scanservices.

Al met al ligt er in de aankomende transitie van Het Nieuwe Werken naar Productief Werken een stevige uitdaging. Een uitdaging die ICT, HR, informatiemanagement en facilty management gezamenlijk met de gebruikers op zullen moeten pakken.

1 reactie

  1. De heer WordPress Beantwoorden

    Hallo, dit is een reactie.
    Reacties verwijderen kan door in te loggen en de reacties op de berichten te bekijken. Je hebt daar de mogelijkheid om reacties te bewerken of te verwijderen.

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *